งวดคำนวณคือ การกำหนดช่วงระหว่างวันที่เท่าไหร่ถึงเท่าไหร่คืองวดคำนวณที่ 1,2,3… ตัวอย่าง 12 งวดต่อปี กำหนดดังนี้ งวดที่ 1. วันที่ 01/01/2559 ถึง 31/01/2559 จ่าย 31/01/2559 , งวดที่ 2. วันที่ 01/02/2559 ถึง 29/02/2559 จ่าย 29/02/2559 คืองวดที่ 2 กำหนดแบบนี้จนครบปี กรณี 24 งวดต่อปี (คือการจ่ายเงินเดือน 2 ครั้งต่อเดือน ) กำหนดดังนี้ งวดที่ 1. วันที่ 01/01/2559 ถึง 15/01/2559 จ่าย 20/01/2559 และงวดที่ 2. วันที่ 16/01/2559 ถึง 31/01/2559 จ่าย 31/01/2559 กำหนดแบบนี้จนครบปี
การกำหนดงวด โดยปกติจะมีการกำหนดงวดการคำนวณเป็น 12 หรือ 24 งวดต่อปี และจะต้องกำหนดก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม เช่น กำหนดก่อนเริ่มต้นของปี
วิธีการเพิ่มงวดคำนวณ โดยปกติการเพิ่มงวดมักจะทำในช่วงเดือนสุดท้ายของปีเพื่อทำการตัดงวดให้เร็วขึ้น เพื่อจ่ายเงินให้พนักงานใช้ในช่วงเทศกาล
*หมายเหตุ : การกำหนดงวด กรณีมีงวดการคำนวณของแต่ละประเภทไม่เท่ากัน เช่น รายวัน (DP) มี 12 งวด/ปี และ รายเดือน (MP) มี 24 งวด/ปี ถ้าต้องการกำหนดงวดการคำนวณใหม่ทั้ง 2 ประเภท จะต้องทำการกำหนดงวดการคำนวณของประเภทที่มีจำนวนงวดคำนวณมากที่สุดก่อน วิธีการกำหนดงวดการคำนวณแบบปกติ
เพิ่มจาก 12 เป็น 13 งวดต่อปี
- คลิกเลือกประเภทของรายวันหรือรายเดือนที่ต้องการเพิ่มงวด ตัวอย่างกำหนดงวดของประเภทรายวัน
- กดปุ่ม F8 ที่คีย์บอร์ดเพื่อเรียกเครื่องมือช่วยกำหนดงวด / กำหนดงวดต่อปี เป็น 13 งวด แล้วคลิก Next
- แก้ไขวันที่เริ่มของงวดแรก และ วันที่จ่ายเงินของงวดแรก โดยตัวอย่างกำหนด เริ่มงวด 01/01/2559 ถึง 31/01/2559 จ่าย 31/01/2559 เรียบร้อยคลิก OK
- จะได้งวดคำนวณทั้งหมดของรายวันเป็น 13 งวดต่อปี
- รายละเอียดแต่ละงวดที่ได้หลังจากการกำหนดงวดใหม่ และงวดสุดท้ายของปีจะเปลี่ยนจากเดิมคืองวด ที่ 1 ของปี 2560 มาเป็นงวดที่ 13 ของปี 2559 *กรณีต้องการใช้รายงานย้อนหลังทั้งหมด ผู้ใช้งานจะต้องทำการแก้ไขรายละเอียดของวันที่เริ่มงวด/วันที่สิ้นงวด/วันที่เริ่มเดือน/วันที่สิ้นเดือน/วันที่จ่าย ย้อนหลังให้ตรงตามข้อมูลเดิมของแต่ละงวดด้วย
- การแก้ไข วันที่เริ่มงวด/วันที่สิ้นงวด/วันที่เริ่มเดือน/วันที่สิ้นเดือน/วันที่จ่าย โดยคลิกเลือกงวดที่ต้องการ ตัวอย่างเลือกงวด 12 แล้วคลิกแก้ไข
- ทำการแก้ไข วันที่เริ่มงวด/วันที่สิ้นงวด/วันที่เริ่มเดือน/วันที่สิ้นเดือน/วันที่จ่าย ตามที่ต้องการ และติ๊กเครื่องหมายถูก “เป็นงวดสิ้นเดือนออก” (เพื่อจะทำการกำหนดงวดที่ 13 เป็นงวดสิ้นเดือนแทน)
- ตัวอย่างแก้ไข รายละเอียดของงวดใหม่เรียบร้อย
- แก้ไขรายละเอียดงวดที่ 13 โดยแก้ไขวันที่เริ่มงวด/วันที่สิ้นงวด/วันที่เริ่มเดือน/วันที่สิ้นเดือน/วันที่จ่าย ต้องกำหนดเดือน ให้เป็นเดือนธันวาคม และให้ทำเครื่องหมายถูก “เป็นงวดสิ้นเดือน” ไว้ด้วยเพื่อกำหนดให้งวดที่ 13 เป็นงวดสิ้นเดือนของเดือน ธันวาคม 2559
เมื่อเรียบร้อยแล้วผู้ใช้งานก็จะได้งวดที่ 13 เพิ่มขึ้นมา และเมื่อทำการปิดสิ้นปีไปแล้วจะต้องทำการกำหนดงวดใหม่อีกครั้งเพื่อให้กลับมาเป็น 12 งวดต่อปีเช่นเดิม
* การเพิ่มงวดจาก 24 เป็น 25 ก็สามารถใช้วิธีตามบทความนี้ได้ >>> กลับไปวิธีการเพิ่มงวด