บันทึกการลา

[Panya HRM] หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีบันทึกการลา ความจำเป็นที่ต้องบันทึก และการแก้ไขกรณีบันทึกไม่ได้

หัวข้อเนื้อหา
บันทึกเพื่ออะไร
บันทึกข้อมูล
   วิธีเพิ่มรายการ
   วิธีแก้ไขรายการ   
   วิธีลบรายการ
บังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กร
ปัญหา และวิธีแก้ไข

บทความที่เกี่ยวข้อง
เครื่องมือช่วยบันทึกการลา
บันทึกลาเป็นกลุ่ม

บันทึกเพื่ออะไร

ผู้ใช้ลองหาคำตอบจากหัวข้อต่อไปนี้ว่ามีความจำเป็นสำหรับท่านหรือไม่ ถ้าไม่จำเป็นก็คงไม่ต้องบันทึกการลา

เพื่อหักไม่มาทำงาน: Panya HRM จะทำการหักขาดงานต่อเมื่อมีการบันทึกการลาเท่านั้น และจะหักเฉพาะพนักงานที่ต้องบันทึกเวลาเข้า/ออก
เพื่อการคำนวณเบี้ยขยัน: เฉพาะการลาที่มีผลต่อเบี้ยขยัน
เพื่อเก็บประวัติ:

บันทึกข้อมูล

อธิบายความหมายของข้อมูลที่บันทึก

เลขที่การลา	เลขที่อ้างอิง (ไม่เกิน 15 ตัวอักษร) สามารถเว้นว่างได้
รหัสพนักงาน	รหัสของพนักงานที่ลา
จากวันที่	เริ่มลาตั้งแต่วันที่ ถึงวันที่ (ค่าเริ่มต้นจะเป็นวันที่ปัจจุบัน)
รหัสปฏิทิน	ปฏิทินที่ใช้ในการตรวจสอบ และคำนวณวันลา (ค่าเริ่มต้นตามที่กำหนดในข้อมูลพนักงาน)
รหัสแผนก	(ค่าเริ่มต้นตามที่กำหนดในข้อมูลพนักงาน)
รหัสการลา	ประเภทของการลา (เลือกจากตัวเลือกที่มีให้เท่านั้น)
เงื่อนเวลา	ลาเต็มวัน, ครึ่งวัน หรือ ระบุชั่วโมง (ค่าเริ่มต้นจะเป็นเต็มวัน) กรณีเลือกระบุชั่วโมง ต้องกำหนด จำนวนชั่วโมง และจำนวนนาทีที่ลาด้วย (รูปแบบ HH:mm)
เลขที่คำขอ	เฉพาะกรณีมีระบบ ESS
บันทึก	บันทึกข้อความตามที่ต้องการ (ไม่เกิน 200 ตัวอักษร)

เพิ่มรายการ

คลิกปุ่มเพิ่ม
กำหนดข้อมูลให้ครบถ้วน
คลิกปุ่มบันทึก

แก้ไขรายการ

เลือกรายการที่ต้องการแก้ไข โดยคลิกที่รายการในตารางให้พื้นหลังเป็นสีเข้ม
คลิกปุ่มแก้ไข
แก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการ (ไม่สามารถแก้ไขรหัสพนักงาน)
คลิกปุ่มบันทึก

ลบรายการ

เลือกรายการที่ต้องการลบ โดยคลิกที่รายการในตารางให้พื้นหลังเป็นสีเข้ม
คลิกปุ่มลบ
ตอบยืนยัน

บังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กร

สำหรับผู้ใช้ที่เข้า HR3 Tool ได้ แนะนำให้ใช้หัวข้อบันทึกลาเป็นกลุ่ม จะสะดวกและรวดเร็วมาก แต่ถ้าไม่สามารถเข้าใช้งานได้ต้องประยุกต์การใช้งาน โดยใช้เครื่องมือช่วยบันทึกการลาร่วมกับการเปลี่ยนการกำหนดรหัสขาดงาน ให้ดำเนินการตาม 2 ขั้นตอนที่จะแนะนำต่อไปนี้

เปลี่ยนค่าพื้นฐานระบบ

ไปที่ระบบหลัก > กำหนดค่า > ข้อมูลบริษัท > tab ข้อมูล 2 > (f) ค่าพื้นฐานระบบ แล้วเปลี่ยนค่าที่กำหนดในช่อง รหัสลา – ขาดงาน ให้เป็นรหัสลาพักผ่อนประจำปี

บันทึกผ่อนประจำปีโดยใช้ครื่องมือช่วยบันทึกการลา

ไปที่ระบบเวลาทำงาน > บันทึกข้อมูล > บันทึกการลา > กดคีย์ F8 ที่แป้นพิมพ์ เพื่อเปิดหน้าจอเครื่องมือช่วยบันทึกการลา แล้วดำเนินการตามนี้

กำหนดวันที่ที่จะบังคับพักผ่อนประจำปี
คลิกปุ่ม แสดง เพื่อแสดงรายชื่อพนักงานในตาราง
สังเกตุที่คอลัมน์เหตุผลต้องแสดงเป็น พักผ่อนประจำปี
คลิกปุ่ม บันทึก
หน้าจอเครื่องมือช่วยบันทึกการลาจะปิดตัวลง
ไปที่หน้าบันทึกการลา แล้วตรวจสอบข้อมูลการลา

หลังจากดำเนินการบังคับพักผ่อนประจำปีทั้งองค์กรเรียบร้อยแล้ว ให้เปลี่ยนค่าที่กำหนดในช่อง รหัสลา – ขาดงาน ในขั้นตอนให้กลับไปเป็นค่าเดิมด้วย

ปัญหา และวิธีแก้ไข

บันทึกไปแล้วกลับมาดูใหม่ไม่พบรายการ

สาเหตุ

เกิดจากการกรองข้อมูล

วิธีแก้ไข

ให้กำหนดช่วงวันที่ให้ครบคลุม โดยที่ช่องตัวเลือกวันที่ ให้เลือกเป็นกำหนดช่วง แล้วกำหนดวันที่เริ่มต้น
และ วันที่สิ้นสุด ให้ครอบคลุมวันที่ของรายการที่ต้องการแสดง

บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน ไม่พบเวลาทำงานของวันที่ลา

สาเหตุ	โปรแกรมตรวจสอบพบว่ามีการประกาศกะหลังจากวันที่ลาไว้ แต่กลับไม่มีการประกาศกะในช่วงที่ลา
วิธีแก้ไข	ให้ทำการประกาศกะในช่วงที่ลา

บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน จำนวนชั่วโมงรวมที่ลาในวันที่ … เกินกว่าเวลาทำงาน

สาเหตุ	จำนวนชั่วโมงที่ลารวมกันแล้วเกินกว่าชั่วโมงทำงานของวันนั้น
วิธีแก้ไข	ตรวจสอบรายการลาทุกรายการที่อยู่ในช่วงของวันที่ลา นำจำนวนชั่วโมงที่ลามารวมกันต้องไม่เกิน ชั่วโมงทำงาน

บันทึกไม่ได้ มีข้อความเตือน จำนวนรวมของวันลาในปีนี้เกินกำหนดไป … วัน

สาเหตุ

จำนวนวันที่ลารวมกันแล้ว เกินกว่าจำนวนวันลาสูงสุดที่กำหนดไว้ของพนักงานท่านนี้

วิธีแก้ไข

ตรวจสอบที่หน้าจอสรุปการลา ว่ากำหนดจำนวนวันลาสูงสุดของพนักงานท่านนี้ไว้ถูกต้องหรือไม่
ถ้าไม่ถูกต้องให้แก้ไขให้ถูกต้อง แล้วทำการบันทึกการลาใหม่

ถ้ากำหนดจำนวนวันลาสูงสุดไว้ถูกต้องแล้ว ให้ตรวจสอบจำนวนวันลาของการลาประเภทนี้
ทุกรายการรวมกัน ตรงกับจำนวนวันลารวมที่แสดงในสรุปการลาไหม ถ้าไม่ตรงให้แก้ไขข้อมูล
ในสรุปการลาให้ถูกต้องก่อน แล้วทำการบันทึกการลาใหม่