การที่จะส่งอีเมลได้ต้องมีการกำหนดอีเมลของผู้รับซึ่งก็คืออีเมลของพนักงานแต่ละท่าน ผู้ได้สามารถกำหนดได้ที่ในโปรแกรม Panya HRM ซึ่งจะอยู่ที่ tab ข้อมูลอื่นๆในหน้าจอข้อมูลพนักงาน ก็ได้เช่นกัน
ส่วนการกำหนดอีเมลพนักงานใน Advance Report จะสะดวกกว่าในกรณีที่ต้องการเพิ่ม หรือแก้ไขอีเมลของพนักงานหลายๆคนพร้อมๆกัน เพียงแต่ต้องระวังอย่ากำหนดผิดคนเท่านั้น