จัดการไฟล์ข้อมูล

[HR3 Tool] เครื่องมือสำหรับการจัดการไฟล์ข้อมูลประกอบด้วย ลบข้อมูลสำรอง เปิดข้อมูลสำรอง กระชับข้อมูล และ คัดลอกไฟล์ข้อมูล เมื่อเข้ามาในหน้าจอจะให้ผู้ใช้เลือกการดำเนินการ ให้คลิกปุ่มการดำเนินการที่ต้องการ

เครื่องมือนี้ใช้ได้เฉพาะฐานข้อมูล Microsoft Access เท่านั้น และขณะที่เปิดใช้ข้อมูลสำรองอยู่ไม่สามารถลบ กระชับ และคัดลอกไฟล์ข้อมูลได้

หัวข้อเนื้อหา
📑ลบข้อมูลสำรอง
📑เปิดข้อมูลสำรอง
📑กระชับข้อมูล
📑คัดลอกไฟล์ข้อมูล

เรื่องที่เกี่ยวข้อง
📄การสำรองข้อมูล (ประเภทของไฟล์ข้อมูลสำรอง)
📄การใช้ตาราง (การค้นหา กรองข้อมูล ปรับรูปแบบ เป็นต้น)

📑ลบข้อมูลสำรอง

ลบไฟล์ข้อมูลสำรองที่ผู้ใช้คาดว่าจะไม่นำมาใช้งานอีกต่อไปเพื่อเพิ่มเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูล ในหน้าจอจะมีตารางที่แสดงไฟล์สำรองทั้งหมด ทั้งไฟล์สำรองรายวัน ไฟล์สำรองสิ้นงวด และ ไฟล์สำรองสิ้นปี โดยจะแสดงขนาดของไฟล์, วันที่แก้ไขล่าสุดของไฟล์นั้นๆ, เวอร์ชั่นของไฟล์ และตำแหน่งของไฟล์

วิธีใช้

1. ที่ตาราง ให้ทำเครื่องหมายในช่องที่คอลัมน์แรกของรายการไฟล์สำรองที่ต้องการลบ
2. คลิกที่ปุ่มเริ่ม เพื่อลบไฟล์ที่เลือกไว้
3. ตอบ ตกลง เมื่อขอการยืนยัน

หมายเหตุ:

• กรณีมีไฟล์ข้อมูลสำรองเป็นจำนวนมาก การแสดงรายการในตารางอาจใช้เวลานาน
• ในตารางจะไม่แสดงไฟล์สำรองสิ้นงวดของปีปัจจุบันเพื่อป้องกันการลบไฟล์ข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ

📑เปิดข้อมูลสำรอง

คือการกำหนดให้ HR3 Tool อ่านข้อมูลสำรองที่ผู้ใช้กำหนดแทนที่จะอ่านข้อมูลปัจจุบัน(ลักษณะเดียวกับการใช้ข้อมูลของปีเก่า) ตารางที่หน้าจอจะแสดงไฟล์สำรองรายวัน, ไฟล์สำรองสิ้นงวด และ ไฟล์สำรองสิ้นปี

วิธีใช้

1. เลือกไฟล์สำรองที่ต้องการ โดยคลิกที่แถวของข้อมูลสำรองในตาราง(ให้พื้นหลังของแถวเป็นสีเข้ม)
2. คลิกที่ปุ่มเริ่ม เพื่อทำการเปิดข้อมูลสำรองที่เลือกไว้
3. ตอบ ตกลง เมื่อขอการยืนยัน

หมายเหตุ:

• กรณีมีไฟล์ข้อมูลสำรองเป็นจำนวนมาก การแสดงรายการในตารางอาจใช้เวลานาน
• เมื่อเปิดข้อมูลสำรองแล้ว หัวข้อในกลุ่มเมนู ตัวช่วย และ นำเข้า จะไม่สามารถใช้งานได้

📑กระชับข้อมูล

คือการลบรายการชั่วคราวในไฟล์ข้อมูลปัจจุัน เพื่อทำให้ไฟล์ข้อมูลมีขนาดเล็กลง ซึ่งจะทำให้การดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลมีความรวดเร็วขึ้น

วิธีใช้

1. คลิกปุ่มเริ่ม
2. ตอบตกลง เมื่อขอการยืนยัน
3. รอจนมีข้อความดำเนินการเสร็จสิ้น

📑คัดลอกไฟล์ข้อมูล

เป็นการคัดลอกไฟล์ข้อมูลปัจจุบัน เลือกได้ว่าจะคัดลอกไฟล์ของ ข้อมูลหลัก ข้อมูลเอกสาร หรือ ข้อมูลกลาง และจะทำการ zip ไฟล์ด้วยหรือไม่ (ไฟล์ข้อมูลแต่ละประเภทคืออะไร 📄คลิกที่นี่)

วิธีใช้

1. เลือกประเภทไฟล์ข้อมูลที่จะคัดลอก
2. ในช่องชื่อไฟล์ให้กำหนดชื่อไฟล์ปลายทาง (ค่าเริ่มต้นจะเป็นชื่อไฟล์ต้นทาง)
3. กำหนดตำแหน่งที่จะวางไฟล์ คลิกที่ปุ่ม ⋯ เพื่อเลือกตำแหน่งที่ต้องการ
4. ถ้าต้องการ zip ไฟล์ ให้ทำเครื่องหมายในช่อง ทำการ zip ไฟล์
5. คลิกปุ่มเริ่ม
6. ตอบตกลง เมื่อขอการยืนยัน
7. รอจนมีข้อความดำเนินการเสร็จสิ้น

หมายเหตุ:

• ถ้าในตำแหน่งที่จะวางมีไฟล์นี้อยู่แล้ว จะไม่สามารถวางทับได้ ต้องเปลี่ยนชื่อไฟล์ หรือ ลบไฟล์เดิมเสียก่อน