ข้อมูล และการสำรอง

[PayrollBiz] อธิบายเรื่องฐานข้อมูล และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติโดยโปรแกรม

หัวข้อเนื้อหา
📑ฐานข้อมูล
  1️⃣ฐานข้อมูลกลาง
  2️⃣ฐานข้อมูลหลัก
📑การสำรอง
  🕘รายวัน
  🕘สิ้นงวด
  🕘สิ้นปี

📑ฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลของ Payroll Biz จะอยู่ในโฟลเดอร์ Data ของเครื่องหลัก และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตำแหน่งได้ ฐานข้อมูลมี 2 ประเภทคือ

1️⃣ฐานข้อมูลกลาง

• จัดเก็บ: ข้อมูลทะเบียนของฐานข้อมูลหลัก, บัญชีผู้ใช้กลาง และข้อมูลตั้งค่าหน้ากระดาษ
• ชื่อไฟล์: PRCenter.accdb

ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลกลางเสียหาย หรือ หายไป ก็จะมีผลกับรายการทะเบียนข้อมูล และ บัญชีผู้ใช้ เท่านั้น

2️⃣ฐานข้อมูลหลัก

• จัดเก็บ: ข้อมูลทั้งหมดของทะเบียนนั้นๆ(ข้อมูลพนักงาน, เงินเดือน, บันทึกต่างๆ เช่น การลา ล่วงเวลา รายได้/หักพิเศษ และอื่นๆ)
• ชื่อไฟล์: prBiz***.accdb โดยที่ *** คือลำดับที่ของทะเบียนข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลหลักทะเบียนที่ 1 จะชื่อ prBiz001.accdb

ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลหลักเสียหาย หรือ หายไป ผลก็คือข้อมูลของทะเบียนนั้นๆจะหายไปทั้งหมด …!

ฐานข้อมูลทั้งสองประเภทจะอยู่ใน [โฟลเดอร์หลัก\Data] ของเครื่องหลักที่ติดตั้งโปรแกรม และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตำแหน่งได้

📑การสำรอง

โปรแกรมจะทำการสำรองฐานข้อมูลหลักให้อัตโนมัติ ทุกวัน(ที่เปิดใช้โปรแกรม), ก่อนปิดงวด และก่อนปิดปี สำหรับกรณีที่เกิดปัญหาแล้วต้องการนำข้อมูลสำรองกลับมาใช้ให้ดูที่หัวข้อคืนข้อมูลสำรอง

🕘รายวัน

ในแต่ละวันเมื่อมีการเปิดใช้โปรแกรมครั้งแรกจะทำการสำรองฐานข้อมูลหลักให้ ชื่อไฟล์สำรองคือ prBiz***_YYMMDD.accdb โดยที่

• *** คือลำดับที่ของทะเบียนข้อมูล (เช่น 001 คือทะเบียนลำดับที่ 1)
• YY คือ ปีค.ศ. (เช่น ปี 2019 ก็จะเป็น 19 )
• MM คือ เดือน (เช่น เดือน 6 ก็จะเป็น 06 )
• DD คือ วันที่ (เช่น วันที่ 8 ก็จะเป็น 08 )

ไฟล์สำรองรายวันจะอยู่ใน [โฟลเดอร์หลัก\Data\Backup\Daily] แต่โปรแกรมจะจำกัดไม่ให้เกิน 30 ไฟล์ต่อฐานข้อมูลเพื่อไม่ให้จำนวนไฟล์สำรองเพิ่มขึ่นเรื่อยๆจนเต็มพื้นที่ กรณีที่ผู้ใช้คาดว่าไม่น่าจะได้ใช้ไฟล์สำรองเหล่านั้นแล้วก็สามารถลบเพื่อไม่ให้ใช้พื้นที่มากเกินความจำเป็น

ตย. ไฟล์สำรองของฐานข้อมูลหลักทะเบียนที่ 1 เมื่อวันที่ 26/12/2562 จะใช้ชื่อ prBiz001_191226.accdb

🕘สิ้นงวด

ทุกครั้งที่มีการปิดงวด โปรแกรมจะทำการสำรองฐานข้อมูลหลักซึ่งเป็นข้อมูลก่อนที่จะปิดงวดให้ ชื่อไฟล์สำรองคือ prBiz***_YYYY_XX.X.accdb โดยที่

• *** คือ ลำดับที่ของทะเบียนข้อมูล
• YYYY คือ ปีปัจจุบัน
• XX.X คือ งวดที่

ไฟล์สำรองสิ้นงวดจะอยู่ใน [โฟลเดอร์หลัก\Data\Backup]

ตย. ไฟล์สำรองของฐานข้อมูลหลักทะเบียนที่ 1 เมื่อปิดงวด 9.0 ของปี 2562 จะใช้ชื่อ prBiz001_2562_09.0.accdb

🕘สิ้นปี

และทุกครั้งที่มีการปิดปี โปรแกรมจะทำการสำรองฐานข้อมูลหลักซึ่งเป็นข้อมูลก่อนที่จะปิดปีให้อีกด้วย ชื่อไฟล์คือ prBiz***_YYYY.accdb โดยที่

• *** คือ ลำดับที่ของทะเบียนข้อมูล
• YYYY คือ ปีปัจจุบัน

ไฟล์สำรองสิ้นปีจะอยู่ใน [โฟลเดอร์หลัก\Data\Backup]

ตย. ไฟล์สำรองของฐานข้อมูลหลักทะเบียนที่ 1 เมื่อปิดปี 2562 จะใช้ชื่อ prBiz001_2562.accdb

⚠️ข้อควรระวัง

เนื่องจากข้อมูลสำรองจะอยู่ในเครื่องหลัก ดังนั้นกรณีที่เครื่องหลักเสียหายข้อมูลสำรองก็อาจเสียหายตามไปด้วย ดังนั้นผู้ใช้ควรทำการสำรองข้อมูลเองใส่ USB drive หรือ ไว้ที่อื่นๆเพื่อความมั่นใจว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย